Aplicación web · Automatización de turnos
Agenda, turnos y WhatsApp automatizados
Para Gisela Lentz Odontología
01 · El proyecto
Un consultorio que se coordinaba a mano
Gisela Lentz atiende su consultorio odontológico en Miramar sin equipo administrativo: coordinaba turnos, señas y consultas a mano, por WhatsApp. SEBA.ar diseñó y desarrolló el producto completo alrededor de ese trabajo: la landing pública del consultorio, un panel privado de administración, la automatización conversacional y la base de datos que sostiene todo. El proyecto abarcó también la identidad de marca —logo, paleta y sistema visual—, la experiencia responsive, las integraciones con WhatsApp Cloud y Google Calendar, y un módulo de historia clínica que vive aislado del resto del sistema bajo reglas propias.
02 · El desafío
Cuando administrar compite con atender
Sin agenda centralizada, cada turno dependía de releer una conversación. No había validación real de superposición de horarios, los comprobantes de transferencia se verificaban a simple vista y los recordatorios salían a mano o no salían. El volumen de mensajes hacía que la administración compitiera con el tiempo clínico, y cada error de coordinación —una doble reserva, una seña sin verificar, un turno olvidado— se pagaba en tiempo y en confianza del paciente. Había que automatizar todo eso sin que la profesional perdiera el control de ninguna decisión sensible.
03 · La solución
WhatsApp con reglas, no una bandeja suelta
SEBA.ar construyó un producto single-tenant de punta a punta donde WhatsApp deja de ser una bandeja de mensajes suelta y pasa a ser un canal con reglas. La disponibilidad se valida de forma transaccional en la base de datos, así que dos personas no pueden quedarse con el mismo horario. Un bot conversacional determinista resuelve las intenciones frecuentes —reservar, consultar, cancelar y reprogramar— sin depender de un modelo generativo para decidir. El flujo de seña acelera la confirmación con lectura asistida por IA del comprobante, pero la decisión final la toma una regla exacta y auditable en base de datos, y toda excepción cae en revisión humana. La profesional conserva siempre el panel para revisar, confirmar o cancelar a mano, puede pausar el bot en cualquier conversación y puede seguir usando la app de WhatsApp Business en paralelo. La landing pública presenta el consultorio, sus horarios y el contacto directo por WhatsApp.
04 · Funcionalidades destacadas
Lo cotidiano, resuelto desde la misma herramienta
Inicio operativo
Próximo turno, comprobantes pendientes de revisión, reservas esperando seña y mensajes sin leer, todo en una misma vista.
Agenda diaria
Pre-reservas, confirmación automática opcional, revisión manual, cancelación, reprogramación y marcado de atención o ausencia, con duración de turno según obra social o particular.
Pacientes administrativos
Ficha por paciente, búsqueda por teléfono normalizado e historial completo de turnos y conversación.
Bandeja de WhatsApp unificada
Conversación por paciente, toma manual del chat y pausa o reactivación del bot cuando conviene responder en persona.
Seña con comprobante
El paciente envía la imagen o el PDF de la transferencia; una IA extrae monto, fecha y titular, y una regla determinística decide si confirma el turno o lo deriva a revisión humana.
Automatización conversacional
Reserva, consulta, cancelación y reprogramación de turnos por chat, con atención prioritaria y respuesta fuera de horario.
Recordatorios y calendario
Avisos de turno idempotentes y con consentimiento del paciente, más un espejo automático de la agenda confirmada en un calendario privado de Google.
Odontograma clínico
Historia clínica por pieza dental, aislada del resto del sistema y visible únicamente para la profesional.
05 · Diseño y experiencia
Calma clínica también en la interfaz
La identidad se diseñó para el proyecto: un monograma que integra un diente y la inicial G, y una paleta de ciruela, rosa empolvado, marfil y salvia que traduce la idea de calma clínica. Los títulos serif dan el tono y los controles sans serif mantienen legible el trabajo diario. La landing pública abre con esa identidad y conduce a una sola acción: escribir por WhatsApp. El panel privado se adapta a computadora y celular, con estados claros, objetivos táctiles cómodos, navegación por teclado y una versión imprimible de la agenda.
06 · Desarrollo y tecnología
Una base segura para cada turno
Qwik y Qwik City construyen la interfaz con TypeScript y Tailwind CSS 4. Supabase aporta Postgres, autenticación, Row Level Security, Realtime y Edge Functions en Deno; la mensajería usa la API oficial de WhatsApp Cloud de Meta y el calendario, la API de Google Calendar con OAuth2. OpenAI queda acotado a extraer datos visibles de un comprobante y transcribir audios: es opcional y se puede desactivar. Como los webhooks de WhatsApp pueden llegar duplicados o fuera de orden, los envíos usan un patrón de outbox con idempotencia por mensaje, para que un reintento nunca duplique una reserva ni pierda una automatización. La disponibilidad se protege con locks y restricciones de exclusión en Postgres, no solo en la interfaz. El odontograma se separó con reglas propias, de solo inserción y con marca de tiempo del servidor, en línea con la ley argentina de historia clínica. Toda automatización nace apagada: ante una variable de configuración ausente o mal escrita, el sistema asume el estado más conservador en lugar de fallar abierto.
07 · El resultado
Funcionando en el consultorio todos los días
El producto está en producción y se usa todos los días para la operación real del consultorio, con desarrollo activo y más de cincuenta iteraciones registradas. Cubre el ciclo completo del negocio —landing, agenda, pacientes, WhatsApp, señas, recordatorios y calendario— y no una parte demostrativa. La identidad de marca, el producto y la automatización los construyó la misma persona, de punta a punta. La arquitectura se pensó además para cambiar de infraestructura sin reescribir el producto: hoy corre sobre Vercel Edge con un adaptador dual y una migración en curso hacia Cloudflare.
El resultado anterior describe el alcance técnico documentado. No se publican métricas comerciales porque no hay ninguna registrada como confirmada.
- Qwik
- Supabase
- WhatsApp Cloud API
- Google Calendar
- OpenAI
- Automatización de turnos
- Identidad de marca
- Seguridad por roles
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